Cyflwyniad
Fe synnech chi faint o rym a dylanwad allai fod gan ysgrifenyddes
ysgol. Trwy helpu i weinyddu pob agwedd ar waith yr ysgol,
bydd yn cyflawni rôl hanfodol ynglŷn â pha mor dda mae'n
gweithredu. Ar ben hynny, mae dyletswyddau cymdeithasol megis
trefnu ymweliadau a phartïon. Mae ysgrifenyddesau'n gweithio
ym mhob math o awdurdodau ar wahân i gynghorau dosbarth.
Amgylchiadau'r gwaith
Mae ysgrifenyddes yr ysgol yn gweithio mewn swyddfa brysur gan
amlaf, er y bydd yn ymweld â rhannau eraill o'r ysgol
weithiau. Gallai weithio wrth y dderbynfa ar adegau,
hefyd. Fel y rhan fwyaf o swyddi clercaidd, rhaid codi a
chario ffeiliau a phethau tebyg eraill.
Yn yr ysgolion uwchradd gwladol ac annibynnol, efallai y bydd
staff ysgrifenyddol a chlercaidd yn gweithio drwy gydol y
flwyddyn. Mae 37 awr yr wythnos yn arferol, ond gallai fod
modd gweithio'n rhan-amser. Gallai fod angen mynd i
gyfarfodydd gyda'r nos, hefyd. Mae disgwyl iddyn nhw wisgo'n
daclus.
Gweithgareddau beunyddiol
Dyma brif orchwylion yr ysgrifenyddes: ateb y ffôn; teipio
llythyrau, adroddiadau a memoranda i'r prifathro; didoli a
dosbarthu'r post; argraffu a llungopïo; diweddaru cofnodion y
disgyblion a'r staff. Gallai fod yn gyfrifol am adroddiadau
ystadegol i adrannau gwladol, hefyd. Fel arfer, bydd rhieni
ac ymwelwyr eraill yn cwrdd â'r ysgrifenyddes gyntaf pan ddôn nhw i
mewn i'r ysgol.
Cyfrifoldeb yr ysgrifenyddes yw cadw'r deunydd ysgrifennu,
cofnodi manylion yr offer a chyfrif y stoc bob blwyddyn. Ar
ben hynny, rhaid llenwi archebion, gwirio nwyddau sydd wedi
cyrraedd, cyflwyno anfonebau a threfnu atgyweiriadau yn ogystal â
gofalu bod arian cinio, arian mân a thaliadau ar gyfer ymweliadau a
chlybiau o dan glo. Fel arfer, bydd ysgrifenyddes yn ymwneud
ag athrawon, rhieni, llywodraethwyr, cynghorwyr, gwerthwyr ac
ymwelwyr eraill â'r ysgol.
Medrau a diddordebau
Mae'n hanfodol bod yn drefnus. Mae medrau cyfathrebu - ar
lafur ac ar bapur fel ei gilydd - yn bwysig, yn ogystal ag amynedd
ac agwedd gysurol wrth drin a thrafod y disgyblion (a allai fod yn
anodd, weithiau) a rhieni sy'n bryderus neu'n ddig. Mae angen
y gallu i drin a thrafod ffigyrau a chadw cofnodion ariannol ac
ystadegol. O drin a thrafod gwybodaeth bersonol, rhaid cadw
at reolau cyfrinachedd. Mae angen hyfforddiant cyflawn am
waith swyddfa, gan gynnwys defnyddio technoleg gwybodaeth.
Meini prawf derbyn
Does dim cymwysterau academaidd ffurfiol wedi'u pennu, ond mae
disgwyl eich bod wedi'ch addysgu'n dda a bod gafael briodol ar
fathemateg, Cymraeg a Saesneg gyda chi. Byddai cymhwyster
ysgrifenyddol yn ddefnyddiol ac mae angen profiad o waith swyddfa
a'r gallu i drin a thrafod cyfrifiaduron bron bob amser.
Mae'r rhan fwyaf o ysgrifenyddesau'n oedolion sydd wedi gweithio
mewn swyddfa am rai blynyddoedd, er bod rhai ysgolion bellach yn
penodi cynorthwywyr ifanc i fynd yn ysgrifenyddesau ar ôl
hyfforddiant yn y gwaith. Gall oedolion ennill cydnabyddiaeth
o'u medrau a'u profiad trwy astudio ar gyfer cymhwyster
galwedigaethol cenedlaethol (does dim gofynion academaidd na
therfynau oedran i ymuno â chwrs o'r fath). Mae modd ennill
cymhwyster galwedigaethol cenedlaethol ym maes gweinyddu busnes
(lefelau 1, 2, 3 a 4) trwy astudio mewn coleg neu gael hyfforddiant
yn y gwaith.
Gobeithion a chyfleoedd yn y dyfodol
Dim ond hyn a hyn. Mae modd mynd ymlaen trwy symud i ysgol
ehangach neu fod yn bwrsar (lle mae swyddi o'r fath) yn yr ysgolion
canolradd ac uwchradd. Efallai y bydd rhaid gweithio y tu
allan i faes addysg i ddatblygu'ch gyrfa.
Rhagor o wybodaeth a gwasanaethau
Cyngor Gweinyddu: www.cfa.uk.com
Swyddi ym maes addysg: www.eteach.com
Sefydliad yr Ysgrifenyddion a'r Gweinyddwyr Siartredig: www.icsa.org.uk
Mae rhagor o wybodaeth gan Gyrfaoedd Cymru (www.careerswales.com/), y
llyfrgell gyhoeddus leol, swyddfa'r gyrfaoedd neu lyfrgell
gyrfaoedd eich ysgol.