Cyflwyniad
Mae teipyddion yn y rhan fwyaf o adrannau pob cyngor lleol.
Maen nhw'n ymwneud â phrosesu geiriau i gylchoedd o swyddogion neu
staff technegol megis swyddogion lles addysg a gweithwyr
cymdeithasol neu i adran yn ei chyfanrwydd. Eu diben yw rhoi
gwasanaeth effeithlon ynglŷn â phrosesu geiriau a gweinyddu.
Mae union natur eu dyletswyddau'n amrywio yn ôl pwy sy'n derbyn y
gwasanaeth. Er enghraifft, mae rhai teipyddion yn
canolbwyntio ar brosesu geiriau ac mae gan eraill rôl ehangach yn y
swyddfa trwy gyflawni dyletswyddau ychwanegol megis gweithio wrth y
dderbynfa ac ateb ymholiadau'r cyhoedd.
Mewn rhai gwasanaethau, mae swyddi eraill (ar lefelau uwch, gan
amlaf) sy'n cyfuno medrau teipio/prosesu geiriau â dyletswyddau
clercaidd eraill megis cynnal cronfeydd data, sganio cofnodion a
gwaith gweinyddu cyffredinol. Gallai'r swyddi hynny gael eu
hysbysebu o dan yr enw 'clerc/teipydd'.
Amgylchiadau'r gwaith
Mae teipyddion yn gweithio mewn swyddfeydd - rhai sy'n agored i'r
cyhoedd a rhai prysur, agored eu trefn, lle mae timau'n gweithio'n
ddyfal. Maen nhw'n treulio llawer o amser yn eistedd wrth
gyfrifiadur er y bydd egwyl bob hyn a hyn. Fel arfer, 37 awr
yw'r wythnos safonol er bod digon o gyfleoedd i weithio'n
rhan-amser, rhannu swydd a gweithio yn ôl oriau hyblyg.
Gweithgareddau beunyddiol
Dyma'r rhai arferol:
- teipio/prosesu geiriau yn ôl gorchmynion
rheolwr/goruchwyliwr;
- derbyn, cofnodi a didoli'r post;
- paratoi llythyrau, adroddiadau ffurfiol a thablau data yn
ogystal â mireinio deunydd mae gweithwyr eraill wedi'i lunio'n
fras;
- ateb ymholiadau dros y ffôn neu weithio wrth y switsfwrdd (gan
dderbyn galwadau â'u trosglwyddo i'r swyddog priodol).
Bydd angen cyflawni'r dyletswyddau isod ar adegau, hefyd:
- gweithio wrth y dderbynfa - lle byddwch chi'n ymwneud ag amryw
bobl megis swyddogion, cynghorwyr ac ymwelwyr gan roi gwybod i
staff bod ymwelwyr wedi cyrraedd, cofnodi manylion yr ymwelwyr a
dangos ble y dylen nhw fynd;
- cyflawni gorchwylion gweinyddu cyffredinol megis llungopïo,
ffacsio, e-bostio, trefnu apwyntiadau a diweddaru dyddiaduron.
Medrau a diddordebau
Mae angen y canlynol:
- manwl gywirdeb;
- medrau cyfathrebu da ar lafar ac ar bapur - gallu siarad yn
eglur dros y ffôn ac wyneb yn wyneb;
- medrau trefnu - gallu blaenoriaethu gorchwylion yn ôl
amserlenni llym sy'n cystadlu - a hynny o dan bwysau,
weithiau;
- craffter a chyfrinachedd;
- personoliaeth ddymunol - cyfeillgar a chwrtais, yn arbennig
wrth siarad ag ymwelwyr yn y dderbynfa;
- gallu gweithio o'ch pen a'ch pastwn eich hun ac mewn tîm.
Meini prawf derbyn
Fydd dim angen cymwysterau academaidd ffurfiol fel arfer, er y
bydd cyflogwyr yn disgwyl addysg o safon resymol. Mae rhai
cynghorau'n mynnu pedair TGAU (A-C) gan gynnwys Saesneg, Cymhwyster
Galwedigaethol Cenedlaethol Cyffredinol (lefel 2) mewn astudiaethau
busnes neu Gymhwyster Galwedigaethol Cenedlaethol (lefel 2) mewn
astudiaethau busnes. Rhaid i bob teipydd allu prosesu
geiriau'n gyflym - o leiaf 40 o eiriau'r munud a 60 weithiau.
Bydd tystysgrif lefel 2 Cymdeithas Frenhinol y Celfyddydau neu
gymhwyster cyfwerth o fantais o ran prosesu geiriau. Bydd
peth profiad o waith clercaidd neu ysgrifenyddol o gymorth,
hefyd. Mae rhai cyflogwyr yn mynnu medrau penodol megis codi
cofnodion, teipio clyw neu waith derbynfa. Mae'n well gan rai
cynghorau gyflogi pobl sy'n gyfarwydd â meddalwedd megis Microsoft
Word ac Excel, hefyd.
Ar raddau uwch, gallai fod angen Tystysgrif/Diploma 'Gweinyddu
Cyhoeddus' Cyngor Addysg Busnes a Thechnegol neu lefel 3 Cymhwyster
Galwedigaethol Cenedlaethol Cyffredinol 'Gweinyddu Busnes'.
Gallai fod rhaid sefyll prawf teipio a medrau eraill cyn cyrraedd y
rhestr fer neu wedyn, yn ogystal â chyflwyno tystiolaeth ddogfennol
o'ch cymwysterau. Unwaith eich bod yn y swydd, gallai fod
disgwyl ichi astudio ar gyfer cymwysterau galwedigaethol
cenedlaethol penodol.
Gobeithion a chyfleoedd yn y dyfodol
Mae gwaith clercaidd yn arwain at brofiad a hyfforddiant amrywiol
ac mae hynny, yn ei dro, yn arwain at ddyrchafiad a chyfleoedd i
symud. Gall swydd dros dro droi'n un barhaol ac mae modd ichi
gael eich dyrchafu'n oruchwyliwr teipyddion a gweithwyr cymorth
clercaidd. Ar ôl cael profiad mewn adran, gallai fod yn
bosibl ichi gael eich hyfforddi'n gynorthwywr/swyddog arbenigol yno
(er enghraifft: safonau masnach, gwasanaethau addysg, adnoddau
dynol, gwasanaethau cymdeithasol ac ati).
Rhagor o wybodaeth a gwasanaethau
Cyngor Gweinyddu: www.cfa.uk.com
Trwydded Defnyddio Cyfrifiaduron Ewrop: www.ecdl.com
Cewch chi ragor o wybodaeth am y maes hwn trwy gysylltu â
Gyrfaoedd Cymru (www.careerswales.com/), y
llyfrgell gyhoeddus, swyddfa'r gyrfaoedd neu lyfrgell gyrfaoedd
eich ysgol.