Cyflwyniad
Mae'r cynghorau lleol yn cyflogi cynorthwywyr gweinyddol i roi
cymorth clerigol i uwch swyddogion a rheolwyr. Mae modd i'r
cyhoedd ymweld a chysylltu â llawer o adrannau'r cyngor ac, felly,
byddwch chi'n ymwneud â phobl o bob lliw a llun. Gan fod
llawer o'r uwch swyddogion allan o'r swyddfa yn ymweld â
chlientiaid a safleoedd yn aml, mae disgwyl i gynorthwywr
gweinyddol weithio o'i ben a'i bastwn ei hun yn ystod y dydd a
thrin a thrafod ymholiadau yn absenoldeb y rheolwyr. Mae'r
swydd hon mewn cynghorau ac adrannau o bob math.
Amgylchiadau'r gwaith
Yn swyddfeydd y cyngor mae cynorthwywyr gweinyddol yn gweithio fel
arfer. 37 awr yw'r wythnos safonol, er y gallai fod cyfle i
weithio rhagor ar adegau. Mae digon o gyfleoedd i weithio'n
rhan-amser neu rannu swydd, hefyd.
Gweithgareddau beunyddiol
Mae rolau cynorthwywyr gweinyddol llywodraeth leol yn amrywio yn
ôl yr adrannau lle maen nhw'n gweithio. Mae rhai'n rhoi
cymorth clerigol i adran benodol megis y gwasanaethau i blant ac
oedolion, cynllunio, tai, materion ariannol, adnoddau dynol ac
ati. Mae eraill yn gweithio mewn uned ganolog sy'n cyflawni
gorchwylion clerigol ar gyfer nifer o adrannau'r cyngor.
Mae'r cynorthwywyr gweinyddol yn ymwneud â gorchwylion cyffredinol
ym maes cymorth gweinyddol fel y bo'n briodol, gan gynnwys cyflawni
gwaith clerigol i'r adran.
Mae amryw orchwylion allai fod yn rhan o swydd cynorthwywr
gweinyddol, megis:
- agor, didoli a dosbarthu'r post;
- ymateb i negeseuon trwy ebost a thros y ffôn;
- ateb y ffôn ac ailgyfeirio galwadau at y bobl briodol;
- ffeilio a llungopïo;
- rhoi gwybodaeth i sustemau cyfrifiadurol;
- teipio ac anfon llythyrau swyddogol;
- trin a thrafod arian mân;
- archebu nwyddau i'r swyddfa;
- paratoi ystadegau;
- trefnu cyfarfodydd a chodi cofnodion;
- trefnu cynadleddau;
- diweddaru dyddiaduron rheolwyr.
Medrau a diddordebau
Dyma'r rhai hanfodol:
- hyder wrth siarad dros a ffôn a'r gallu i gyfathrebu â sawl
math o bobl;
- natur drefnus;
- manwl gywirdeb;
- medrau da ym maes technoleg gwybodaeth a chyfathrebu;
- gallu gweithio mewn tîm;
- gallu blaenoriaethu gwaith yn ôl amserlenni.
Meini prawf derbyn
Mae'r rhain yn amrywio yn ôl y swydd. Mae llawer o gynghorau
lleol yn gofyn am o leiaf 3 TGAU (A-C) gan gynnwys Saesneg a
mathemateg. Gall cymwysterau cyfwerth megis Lefel 2
Cymhwyster Galwedigaethol Cenedlaethol 'Busnes' neu brofiad priodol
fod yn dderbyniol. Ar ben hynny, gallai fod angen medrau
bysellfwrdd ac OCR (RSA) neu gymhwyster cyfwerth. Gall
tystysgrif Cyngor Addysg Busnes a Thechnoleg mewn maes megis
busnes, arian neu weinyddu cyhoeddus fod o fantais wrth ymgeisio am
rai swyddi. Ar ôl cael eich penodi, efallai y bydd y cyngor
yn cynnig prentisiaeth ym maes gweinyddu busnes.
Gobeithion a chyfleoedd yn y dyfodol
Mae pob cyngor yn cyflogi cynorthwywyr gweinyddol. Mae modd
cael eich dyrchafu yn rheolwr gweinyddu, a bydd cyfleoedd i
drosglwyddo i adrannau eraill.
Rhagor o wybodaeth a gwasanaethau
Cymdeithas yr Ysgrifenyddion: www.uksecretaries.co.uk
Cyngor Gweinyddu: www.cfa.uk.com
Trwydded Defnyddio Cyfrifiaduron Ewrop: www.ecdl.com
Sefydliad Rheoli Gweinyddol: www.instam.org
PA Assist www.pa-assist.com
Cewch chi ragor o wybodaeth am y maes hwn trwy gysylltu â
Gyrfaoedd Cymru (www.careerswales.com/), y
llyfrgell gyhoeddus, swyddfa'r gyrfaoedd neu lyfrgell gyrfaoedd
eich ysgol.