Croeso

Cyflwyniad
Mae gweinyddu'n swyddogaeth hanfodol - sef, rhoi gwasanaeth effeithlon i bob tîm ac adran yn y cyngor fel y bydd yn gweithio'n esmwyth.  Mae swyddogion gweinyddol ym mhob adran o bob awdurdod lleol.  Swyddogion cymorth gweinyddol yw enw arall arnyn nhw, weithiau.

Amgylchiadau'r gwaith
Fel arfer, bydd swyddog gweinyddol yn gweithio yn un o swyddfeydd y cyngor, er y gallai fod rhaid iddo fynd i gyfarfodydd ar safleoedd eraill neu ymweld ag adrannau eraill ar adegau.  37 awr yw'r wythnos safonol.

Gweithgareddau beunyddiol
Prif gyfrifoldeb swyddog gweinyddol yw rheoli trefniadau gweinyddu ac, weithiau, gweithwyr gweinyddol eraill.  Mae'r gorchwylion yn dibynnu ar natur y tîm mae pob swyddog yn gweithio ynddo ond byddan nhw'n cynnwys y rhai canlynol fel arfer:

• helpu i gyflawni amryw orchwylion ym maes rheoli prosiectau;
• gofalu bod y post yn cael ei agor a'i brosesu'n brydlon;
• gofalu bod teipio angenrheidiol wedi'i gwblhau;
• cydlynu gweithgareddau'r tîm;
• trefnu cyfarfodydd rheolwyr;
• trefnu rhestrau agenda ar gyfer cyfarfodydd;
• mynd i gyfarfodydd a chodi cofnodion;
• cynnal sustemau ffeilio;
• archebu nwyddau i'r swyddfa;
• gweithredu'n ddolen gyswllt â'r adran;
• trin a thrafod ymholiadau dros y ffôn;
• diweddaru cofnodion a pharatoi adroddiadau;
• defnyddio prosesydd geiriau i lunio amrywiaeth helaeth o ddeunydd megis adroddiadau, memoranda a chytundebau cyflogi;
• trefnu rhestrau gweithio a gwyliau staff ac aildrefnu amserlenni pan fo rhywun yn absennol oherwydd salwch;
• trin a thrafod materion disgyblu gyda swyddogion adnoddau dynol;
• cyfweld staff yn fynych, gan bennu a oes angen hyfforddiant arnyn nhw;
• ymchwil a dadansoddi;
• cyflenwi yn absenoldeb gweithwyr eraill;
• paratoi anfonebau, prosesu taliadau a chreu cyflogres ar gyfer staff.

Medrau a diddordebau
Dyma'r rhai hanfodol:

• mwynhau gweithio gyda phobl - mewn tîm a rôl oruchwyliol fel ei gilydd;
• manwl gywirdeb;
• medrau cyfathrebu da - ar lafar ac ar bapur fel ei gilydd;
• medrau da ym maes technoleg gwybodaeth a chyfathrebu;
• gallu gweithio yn ôl amserlenni;
• gallu cadw at egwyddorion cyfrinachedd.

Meini prawf derbyn
Does dim cymwysterau addysgol penodol, er bod angen addysg gyffredinol o safon.  Mae'r rhan fwyaf o gynghorau'n mynnu 5 TGAU (A-C) gan gynnwys mathemateg a Saesneg.  Fe fyddan nhw'n derbyn cymwysterau galwedigaethol cenedlaethol neu gymwysterau galwedigaethol cenedlaethol cyffredinol yn eu lle.  Weithiau, fe fydd profiad o sustemau Office yn bwysicach.  Gallai fod angen profiad o amryw raglenni TG a phrofiad o oruchwylio staff.  Efallai y bydd modd astudio ar gyfer cymhwyster galwedigaethol cenedlaethol.  Gallai rhai timau ac adrannau fynnu dwyieithrwydd, hefyd.

Gobeithion a chyfleoedd yn y dyfodol
Does dim llwybr penodol i yrfa swyddog gweinyddol.  Mae modd arbenigo weithiau mewn maes penodol neu symud i adran arall.  Mae'n bosibl cael eich dyrchafu'n rheolwr swyddfa, hefyd.

Rhagor o wybodaeth a gwasanaethau
Cymdeithas yr Ysgrifenyddion: www.uksecretaries.co.uk
Cyngor Gweinyddu: www.cfa.uk.com
Trwydded Defnyddio Cyfrifiaduron Ewrop: www.ecdl.com
Sefydliad Rheoli Gweinyddol: www.instam.org
PA Assist www.pa-assist.com

Cewch chi ragor o wybodaeth am y maes hwn trwy gysylltu â Gyrfaoedd Cymru (www.careerswales.com/), y llyfrgell gyhoeddus, swyddfa'r gyrfaoedd neu lyfrgell gyrfaoedd eich ysgol.